一般社団法人の社員名簿作成の必要性について

公開日:  最終更新日:2017/07/10

一般社団法人の社員は、株式会社の株主のようなものです。

株式会社では、株主について株主名簿を作成しなければなりません。

名簿の管理・作成は、人数が増えるほどに管理がおっくうになるものですが、一般社団法人では、社員名簿を作成する必要があるのでしょうか?

一般社団法人で社員名簿の作成は義務

一般社団法人で社員名簿の作成は、義務とされています。

面倒に感じるかもしれませんが、一般社団法人の運営スムーズにするためにも社員名簿の作成は不可欠です。

というのも、株式会社でいう株主総会にあたる社員総会通知や社員へのその他の案内を送る場合は、社員名簿に則って行えばいいからです。

社員名簿に則って発送することで、仮に本人が通知をみていなかったとしても、通知が本人に到達したとされます。

社員名簿の記載事項は、氏名(名称)・住所

社員名簿には、社員の「氏名(法人の場合は名称)・住所」を記載します。

社員が一般社団法人の社員でなくなった場合や、住所などが変更された場合も社員名簿に記録します。

社員名簿の様式には特に決まりはなく、エクセルシートに社員の「入会年月日・(理事などに付いている場合はその役職)・氏名(名称)・住所・(法人の場合は電話番号)」を1行に記載している場合が多いようです。

株式会社の株主名簿のフォーマットを使用しても差し支えないでしょう。

作成した社員名簿は主たる事務所に備える

一般社団法人は、作成した社員名簿主たる事務所備えておかなければいけません。

主たる事務所とは、企業でいうところの本社にあたります。

主たる事務所に備えることで、社員が求めた場合にいつでも閲覧できる状態にしておく必要があるのです。

社員名簿の閲覧と謄写は社員だけが請求できる

社員は、社員名簿閲覧し謄写(コピー)することができます

社員名簿の閲覧と謄写は、社員だけが請求することができ第三者がすることはできません。

社員名簿の閲覧や謄写を請求する社員は、閲覧や謄写が必要な理由を明らかにして請求する必要があります。

また、この請求は一般社団法人の営業時間内に行わなければなりません。

一般社団法人〇〇協会のように会員方運営方式を取っている一般社団法人の多くは、社員名簿や会員名簿をインターネットなどを利用して、社員名簿を一般に公開しています。

これは、どんな社員や会員が参加しているのかを明らかにすることで、新規会員に安心感を提供する意味もあります。

まとめ:社員名簿の作成は必須

一般社団法人で、社員名簿の作成必須です。

社員名簿のフォーマットがないうちは、社員名簿の作成が面倒に感じてしまうかもしれませんが、社員に対する通知の際に力を発揮してくれます。

一般社団法人の事業に賛同してくれる社員が増えるたびに、社員に対する通知業務などが煩雑になってきますので、面倒がらずに社員名簿は必ず作成するようにしましょう。

 

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