社員総会の招集通知をハガキまたはメールで行うことは可能ですか?

公開日:  最終更新日:2017/10/30

一般社団法人は、各年度の事業報告や決算報告、次年度の事業計画、予算案を社員の決議にかけるために、定時社員総会を開く必要があります。

社員総会を開催する場合は、社員に対して招集通知を送る必要があり、会員数が多い一般社団法人の場合、事務手続きが膨大になってしまうケースが見られます。

そこで、メールやハガキでの招集通知をできないか考える方がいらっしゃるのですが、運営上可能なのかどうかについてお話をしていきます。

社員総会の通知の基本は「書面+計算書類等」

社員総会の招集通知の基本は、「招集通知書+計算書類等」になります。社員総会で議決する事項について社員に交付する必要があるので、決算書類や事業報告書といった社員総会参考資料を通知書と一緒に送付します。

例えば社員に送付する封筒の中に、

鑑文(案内文)…社員総会の日付、議題などが書かれている

議案書…事業報告書、決算書類などがまとめられている

返信用ハガキ…出欠及び、欠席の場合の委任先を書いて提出してもらう

をセットにするという方法があります。

社員総会参考資料は必ず添付が必要になるので、ハガキのみで社員総会の通知を行うことはありえないということになりますね。

メール(電磁的方法)で通知も不可能ではない

メールで社員総会招集通知を行うことも不可能ではありません。ただし、あらかじめ社員の同意が必要です。

例えば、

・招集通知をメールで行う

・社員総会参考資料についてはPDFファイルをダウンロード

・ホームページ上に社員総会用ページを作成し招集通知に記載されたパスワードを用いて閲覧

という方法などが考えられますが、こういった方法で社員総会通知を行う場合は、前もって「このような方法で通知をしますがよろしいですか?」という同意を、書面または電磁的方法でもらっておく必要があるのです。

さらに、「電磁的方法でいいですよ」と同意をしてくれた社員であっても「やはり書面で欲しい」と請求された場合は、書面で通知しなければいけません。もちろん、「電磁的方法では困る」という会員には書面を交付する必要があります。(もっと詳しく知りたい方は、一般法人法施行例第1条を参考にしてください)

一般社団法人の社員構成がどんな年代かにもよると思いますが、書面のみで通知するよりも手続きが煩雑化する可能性もあるということですね。

まとめ:社員総会招集通知には社員総会参考資料が必要

社員総会招集通知には、社員総会参考資料の添付が必須です。社員総会招集通知をハガキ一枚で収めたい場合は、ハガキ内に社員総会参考資料を書き込む必要がありますが、現実的に、ハガキに社員総会参考資料の全てを書き込むことは不可能かと思われます。
ただし、あらかじめ社員から、社員総会参考資料については電磁的方法による通知をすることを承諾してもらうことで、ハガキを往復葉書とし往信面に社員総会参考資料のダウンロードURLやQRコードを記載し、返信面に出欠と欠席の場合の委任状を記載することで足りる可能性はあります。

社員の人数が増えるほどに、社員総会の手続きは膨大になるものです。信頼関係をしっかりと構築しながら、事務手続きは効率化していきたいですね。

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