社員総会の決議を省略は可能?議事録はどう書けばいい?

公開日:  最終更新日:2017/10/09

一般社団法人は少なくとも年に一度は社員総会を行い、運営や会計について社員に報告を行う必要があります。

しかし、一般社団法人の規模がまだ小さく、社員と役員がほぼ共通している場合は、理事会や評議員会からの報告事項を決定するメンバーと、社員総会で報告事項に対する決議をするメンバーがほぼ同じ場合もあり、社員総会の開催に実務的な意義を感じられないことがあるのです。

このような場合に、便利なのが定時社員総会決議の省略です。

定時社員総会の決議の省略は、一般社団法人及び一般財団法人に関する法律第58条に定めがあるのですが、実際に行う場合の手順についてお話ししていきます。

定時社員総会決議を省略するには社員全員の同意が必要

一般社団法人法によると決議の省略が認められるには、社員の全員が書面か電磁的記録により同意の意思表示を示すことが必要です。

「社員の全員が書面又は電磁的記録により同意の意思表示をしたときは、当該提案を可決する旨の社員総会の決議があったものとみなす。」

(抜粋:一般社団法人及び一般財団法人に関する法律 第58条1項)

ですので、一般社団法人の役員と社員がほぼ同一である場合は、役員ではない社員に報告事項に同意する書面もしくは電磁的記録を提出してもらうことで、社員総会を開催せず決議を省略することができるのです。

定時社員総会決議を省略する場合の流れ

定時社員総会の決議を省略する場合の流れは、このような流れになります。

1.社員総会にかける予定の事柄について、社員全員に送付(提案書の送付)

2.送付された提案書に対する同意書が社員から返送される

3.全ての社員からの同意書が揃った日を社員総会の決議があった日とする

4.社員総会決議が省略された日の議事録を作成する

定時社員総会の決議を省略した場合の議事録について

社員総会の決議を省略した場合でも議事録を作成することが必要です。また、作成した議事録には、議事録作成者が署名と押印をします。

議事録に記載する事項は、以下の項目です。

1.決議があったとみなされた事項について

2.1の事項を提案した者の氏名

3.社員総会の決議があったとみなされた日付
(同意書が揃った日付)

4.議事録作成年月日及び作成者の記名・押印

社員全員の同意書は議事録と一緒に保存しておく義務がありますので、注意しましょう。

まとめ:決議の省略は社員全員の同意書が必要

一般社団法人の社員総会決議の省略についてお話をしてきました。

社員総会の決議を省略するためには、社員総会の提案事項に対する社員全員の同意書が必要です。また、決議があったとみなされる日は社員全員の同意書が揃った日であり、議事録も用意する必要があります。

社員全員に送付する提案書のフォーマットや議事録の書き方について悩んだ場合は、専門家に相談するといいでしょう。一口に一般社団法人といっても運営状況はそれぞれです。あなたの法人にそぐわないフォーマットで行うことで、後々の不都合を生じさせないためにも迷ったら専門家に相談がおすすめですよ。

 

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