社員総会の議事録署名者は一般社団法人の職員でも大丈夫でしょうか?

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一般社団法人は、少なくとも年に一回、定期的に社員総会を開く必要があります。社員総会を開いた場合は、社員総会の記録として議事録を作成する必要があり、議事録には以下の項目を記録します。

・社員総会が開催された日時・場所

・社員総会の議事の経過の要領・結果

・社員総会に出席した理事・監事・会計監査人の氏名(名称)など

作成した議事録には、作成者の署名が必要になりますが、署名捺印をする人は一般社団法人の事務局職員でも大丈夫なのでしょうか?

議事録を作成した人の氏名で大丈夫

ただし定款に別の定めがある場合は除く

結論からいうと、社員総会議事録の署名は、議事録を作成した人の氏名で大丈夫です。というのも、一般社団法人及び一般財団法人に関する法律施行規則第11条3項には、「議事録の作成に係る職務を行った者の氏名」とした定められていないからです。

ですので、社員総会議事録署名者は一般社団法人の職員でも問題ありません。

ただし、定款に社員総会議事録署名者に関する定めがある場合はそちらの定めに従うことになります。例えば、定款に「議事録作成者の他に議長及び代表社員の署名を必要とする」という定めがあった場合は、議事録作成者の他に議長と代表社員が署名します。

まとめ:議事録改ざん防止に複数人が署名することが望ましい

内閣府によるモデル定款は署名押印に定めを設けている

施行規則には「議事録の作成に係る職務を行った者の氏名」を記載すればいいとしか定められていませんが、実際は一般社団法人の運営に責任のある人物などが複数人で署名をした方が有益でしょう。

例えば、原本の改ざんなどの防止の観点からも議事録を作成しただけの職員の氏名だけがあるよりは、議長や会長、社員総会に出席した社員のうち任意の代表者の署名があった方が有益であると考えられます。

内閣府による「公益認定のための「定款」について」にあるモデル定款でも、社員総会の議事録について「議長及び出席した理事は、前項の議事録に記名押印する」と定めがあります。

定款に定めがなくても問題はありませんが、万が一のことを考えるなら、モデル定款のように複数人による署名を定めた方が安心でしょう。

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